A New Joint Capacity Building Project

EduShare project kick-off ceremony

EduShare project kick-off ceremony

The official kick-off ceremony for EduShare, a new project on joint capacity building in biomedical higher education co-financed by the Erasmus+ programme, was held at Hue University on Monday, and I was invited to attend. The kick-off was held at Hue University of Medicine and Pharmacy, in a lecture hall so beautifully decorated with amazing flower arrangements*. Professor Cao Ngoc Thanh, Rector of Hue University of Medicine and Pharmacy, was the host of the event and he held a very engaging and supporting introductory speech.

I was happily surprised to find two colleagues from Karolinska Institutet taking part in the project, which aims to “assist Vietnamese universities providing higher education and training to future healthcare professionals who contribute to improving the health of the local people” (according to the programme coordinators at Tartu University, Estonia). Of course there was also time to meet and network with new acquaintances from all the participating countries.


* I must admit that I am very fond of flowers and gardens, so this is a perfect desination for that as well…

Huế University

Centre for Inernational Education, Huế University

Huế University is one of the most important regional universities in Vietnam, ranked number 5 among Vietnamese universities. Established in 1957, it will celebrate 60 years next year. The university comprises of 8 member colleges and 2 member schools; the total number of students is more than 50 000. During my mobility period at Huế University, I will mainly be working together with and job shadowing the staff at the Centre for International Education as well as the College of Medicine and Pharmacy.

Today, I gave a very much appreciated presentation of Sweden (thank you Swedish Institute for great slides) and of course one about Karolinska Institutet. I was also given an introduction to Huế University and its structure, the educational programmes, international cooperation and so forth. We have a lot of interesting topics to discuss during the coming days, in order to learn from each other through best practices when it comes to student and staff mobility as well as other practical matters.

Hi from Huế


The city of Huế lies on the banks of Song Huong (Perfume River) in the province Central Vietnam. Huế is known as the most royal city of Vietnam, as it used to be the capital of the country during the Nguyen Dynasty (1802-1945). This era has had a great impact on the city, as of 1993 the Complex of Huế Monuments were recognized as a UNESCO World Heritage Site, with the Citadel and Hoang Thanh (the Imperial City) among the most popular tourist attraction in Hue.

As I arrived a day early to Huế, I started off with doing some sightseeing in the city which will now be my “home-away-from-home” for a month’s time.

The photos have all been taken inside the Imperial City. It is quite an impressive site, and I spent several hours walking around the now rather tranquil area, trying to imagine what it was like living there 200 years ago. I highly recommended it.

Staff Mobility Through Erasmus Mundus Action 2


Working as an international coordinator at a university, I continuously encourage our students to travel abroad, gain international experience, try to use their knowledge in a different setting, learn new things and get to know other cultures and people. As a student I did an exchange study period abroad, I wrote my Master’s thesis abroad, I have carried out shorter staff exchanges in France and Spain. I believe that a mobility period abroad is very enriching, educative and inspiring both personally and professionally, so I was interested in doing a longer exchange period myself. After having searched the Internet for available programmes and also made enquiries with colleagues at other Swedish universities, I found an interesting programme that I could be eligible for.

In April I submitted an application to the Erasmus Mundus Action 2 partnership programme Lotus Unlimited.  Working as an administrative staff at a Swedish university, I qualified to apply for a one-month long staff mobility at an International Office in one of the participating countries. Hue University in Vietnam accepted my enquiry to carry out a mobility period at their university, and in June I was notified of the selection. I was so thrilled and excited about the news; grateful to Hue University and the Lotus Unlimited programme for selecting me and also to my head of unit at Karolinska Institutet, who approved of my participating in the mobility programme.

Now the time has come for the staff mobility to start. During the following four weeks, I will blog about my experiences participating in the mobility programme at Hue University. I hope that you too will be inspired and take the chance whenever given.



London calling

Förkyld men peppad gav jag mig iväg till London för en tvådagars kurs i examination tillsammans med min handläggarkollega och en grupp lärare från läkarprogrammet. Byggnaden där kursen hölls, Royal College of Obstetricians and Gynaecologists, ligger vackert vid Regent´s park i centrala London, ett ganska dyrt område, och vi hade bokat rum på det billigaste hotell vi kunde hitta. De bruna plyschöverkasten och den högljudda ventilationen drog ner betyget men vi hade gångavstånd till Regent´s park och Baker street låg bara ett kvarter bort. Första kvällen åt vi middag på The Sherlock Holmes hotel och spanade nyfiket på den stora grupp som träffades i rummet bredvid. Det visade sig förstås vara The Sherlock Holmes society. Så mycket mer sightseeing än så blev det inte för min del pga förkylningen men vi fick en fin promenad till kursen dagen därpå, strålande sol och betydligt varmare än det svenska oktobervädret.

Vi hade besökt London redan i maj för grundkursen i examination: ”Foundations of assessment”. Då hölls kursen på The Apothecaries Hall, en fantastisk 400 år gammal byggnad med inredning som fick oss att känna oss som Hogwarts-elever i Harry Potter-böckerna. Tyvärr var även akustiken av 1600-talsmodell så vi var glada att denna gång vara i mer moderna lokaler.

Kursen ”International advanced assessment course” anordnas av HPAC (Health Professional Assessment Consultancy) som består av några av världens främsta experter inom examination, framförallt för läkarutbildning och andra vårdutbildningar. Deltagarna kom huvudsakligen från Storbritannien men också från USA, Australien, Israel, Dubai, Libanon mm. Kursen var indelad i katedrala föreläsningar och workshops i mindre grupper. Föreläsningarna handlade om den senaste forskningen inom området, tex ”Assessment: The Evidence from the Literature” och ”Assessment through the Patient/Public: Implications for Competency-Based Medical Education”. Jag hade valt fyra workshops: “Setting the standard for written tests” som handlar om olika metoder för att avgöra godkändgräns, ”Quality Assuring Assessment Programmes” om utvärdering av examinationsprogram, ”Feedback and Assessment” och ”Assessment of Professionalism”. I varje workshop, som varade 2,5 timmar, deltog bara 10-15 personer samtidigt och man hann därför grundligt diskutera ämnena från olika lärosätens och länders perspektiv. Lagstiftning och tillsyn skiljer sig en hel del åt mellan Storbritannien och Sverige men det fanns ändå mycket kunskap och praktiska tips att ta hem till KI.

Planet hem landade på Arlanda kl 00.30 så det var trötta men inspirerade kursdeltagare som kom tillbaka till KI på fredagen!


The absolute best way to learn!

Purpose: Job shadowing the Head of Research Service Facility at the Wellcome Trust Sanger Institute, Cambridge, United Kingdom.

Duration: 10-14 October 2016

Time to leave town

The day has finally come! After a quite long time of preparations – contacting the host organization, agreeing on learning outcomes, setting agendas and activities to be carried out and applying for Erasmus grants – it is my time to check of one of my biggest goals this year: an international job exchange. The bags are packed and I´m heading for Arlanda airport with a huge smile on my face. Of course, I had carefully checked the route and train table beforehand, knowing exactly which train that would take me from London to Cambridge. Judge by my surprise when the flight deck announced that all passengers are welcome onboard flight D82851 heading for London Gatwick. Gatwick? I thought I was going to London Stanstead! Arriving at Gatwick meant that I had to cross the whole London area, meaning a much longer trip by train including multiple changes, instead of a 30 minute direct ride to Cambridge. However, casting all my old plans aside made the trip a lot more interesting.


Genome campus in Hinxton, Cambridge. Genuine environment with top modern facilities.


@ the Genome campus

The Wellcome Trust Sanger Institute (WTSI) specializes in the study of genome variation and offers 5 specific programs. However, my focus was on the Service Operations area and on the Research Support Facility (RSF) in particular. Special attention was to be given to, for example, managerial- and team structures, approach towards continuous improvement & development, approach towards the set-up and delivery of animal research services (such as service offerings, distribution channels, customer relationships and the facility itself), communication, IT-systems and administrative routines. I knew that my ambitions and expected learning outcomes before the trip were very high but after a week of job shadowing the Head of the RSF, I realized that I got so much more out of it than I could ever imagine.

Long but very interesting days

During the 5 days that the exchange lasted, I had the chance to talk to many interesting people and follow them in their daily work. The employees were very open and talked with enthusiasm about their work. On the first day, I sat down with the Head of RSF and went through the organizational set up, their relationships and interaction with internal and external stakeholders as well as collaborators. Especially the discussions around the structuring of the organization based on data and softer issues such as code of conduct (including organizational values) interested me as my background is within organization and leadership. Fortunately, they were more than willing to share their documentations with me to take back home and study further.

During the following days, I had the chance to visit the animal facility multiple times, was guided through the various work tasks of the animal technicians and was taught the setup of the facility. I was also able to discuss with the Named Training & Competency Officer and one in her staff about their struggles with setting up a database to store competency records and personal licenses, an area that they put a lot of effort to develop. I was also shown their vast supply of course offerings and development plans for the personnel which impressed me a lot. In particular, the standardized introduction- and training packages to both users and new animal technicians as well as the regular reassessment of skills is something to learn from.

I also had the chance to follow the Named Animal Care & Welfare Officers around to get an insight into their work tasks and interaction with the others in the facility in order to ensure safe and efficient handling of the animals. One great efficiency improvement in their organization came with the introduction of a Mouse Database, which has been developed, in-house, during approx. 9 years. Today, the system is central to the personnel’s everyday work tasks and is highly valuable as it instantly supplies the organization with important and relevant data. The hope is that they will be able to expand the system to other Universities and Institutions through a community approach.

Another very interesting area of discussion is the operation of the facility and the daily work tasks of the Facility manager and her team. Here, I found many similarities between our organizations and could draw upon experiences shared. Further, I had the chance to meet the Head of Mouse Production and talk about their operations.


The beautiful Hinxton hall. Now hosting conferences in a nice and traditional environment.


More people eager to learn

On top of my own learning, I participated in a full day dedicated to introduce new Home Office inspectors to the WTSI. During the day, I was able to get a complete view of the organization, its size and key indicators, the efforts to standardize, the mapping of work processes and the focus on continuous monitoring of data. We also went in-depth into various areas of procedures and services offered by the Institution and the efficiency of the new methods introduced. I must admit they lost me quite early when explaining the methods more in detail. The day ended with another fruitful guided tour in the facility which gave me the chance to first handedly follow the work carried out.


The time flew so fast

Having had ambitious goals for this exchange, I was given the full opportunity to get first class insight into a similar organization as my own. As I found some differences between us, I also discovered many similarities. Actually, I have learned more about KI by visiting WTSI and are coming back with new ideas of improvement. I thank everyone at the RSF for having such a positive attitude and for spending their time and energy to teach me about their work. I has been one of the greatest experiences and learnings for me and I encourage everyone to look into the opportunities provided by the Erasmus job shadowing program offered by the International Office at KI.

Pasteur, nobelpris och macarons!

Den 2 juni lämnar vi ett sommarvarmt Sverige och landar i ett grått, regnigt och 13-gradigt Paris… men med höga förväntningar på våra två dagar på Institut Pasteur. Vi som skriver är Kerstin Beckenius och Anethe Mansén på KI Karriärservice och målet med vår staff training är att utbyta erfarenheter kring hur vi arbetar med karriärutveckling för doktorander och juniora forskare.
Regn och kommunikation

Efter att vi tagit oss från flygplatsen till hotellet i taxi på grund av dagens tågstrejk i kombination med översvämningar (vattenståndet i Seine var förhöjt med 5 meter!) tog vi oss framgångsrikt kommunalt från Gare du Nord till Institut Pasteur i södra Paris. Vi möttes av Nathalie, en av medarbetarna på MASCC (Mission Accueil, Accompagnement et Suivi des Carrières des Chercheurs) motsvarigheten till vårt Karriärservice. Utöver Nathalie arbetar även Mari-Anne, Claire och Elise och verksamheten har funnits i två år, när Mari-Anne som då var postdoc på Pasteur lyfte frågan om varför det inte finns något karriärstöd för doktorander och forskare. Den nya chefen för Pasteur bjöd in till diskussion och några månader senare hade man skapat ett Karriärservice med finansiering till både anställda och aktiviteter. Till skillnad från KI där vi ansvarar för karriärutveckling för närmare 10 000 studenter, doktorander och forskare har Pasteur endast drygt 600 doktorander och postdocs och de satsar på mer individuell karriärcoaching. Det ska även tilläggas att Pasteur inte är ett universitet, utan ett forskningsinstitut och privat stiftelse, med studenter, doktorander och forskare knutna till sig från alla världens hörn.


Fois gras och franskt vin

Under vårt första möte fick vi introduceras oss och våra verksamheter och diskussionerna pågick länge, där vi alla insåg att vi möts av samma utmaningar. Framåt 21-tiden började hungern göra sig påmind och hela gänget tog oss till en äkta fransk kvarterskrog och klassiska rätter som fois gras testades. När vinet skulle beställas in pågick en lång och härlig fransk konversation mellan våra värdinnor och kyparen. Både jag och Anethe önskade att vi förstod franska lite bättre, vilket underbart språk det är, och vinet var utsökt! Dock fick vi till många härliga skratt genom engelskan : )


Brandlarm gånger 2
Nästa morgon vaknade vi av att brandlarmet gick på hotellet. Någon hade rökt i hissen… Som tur var hade vi redan fått på oss kläder och var på väg till Pasteur igen för nya möten. Vi fick träffa personer som jobbar med internationella master och doktorandprogram och som gärna ser fler sökande från Karolinska Institutet. Kontaktuppgifter och information som vi gladeligen delar med oss till våra internationella handläggare på KI. Innan lunch gick nästa brandlarm och det visade sig vara en inplanerad brandövning där jag och Anethe återigen stod lite handfallna över all information på franska… Lunch i cantinan var en upplevelse i sig. Mat är viktigt för fransoserna och det fanns hur mycket som helst att välja på och ett härligt kaos, två köer i Nannas restaurang som ibland kan verka lite anarkistisk, går inte att jämföra med detta myller av personal och studenter.


Jean Pasteur och svensk granit

Efter lunchen, som även den var utsökt fick vi tillfälle till en privat guidad tur i Pasteurs museum och se han och hans frus hem, laboratorium med dåtidens instrument och kapellet där Jean Pasteur och hans fru ligger begravda, i en kista av svensk granit. Historiens vingslag var högst närvarande. Vi fick också en titt i det gamla biblioteket där man förvarar de testamenten Afred Nobel upprättat för nobelpristagarna från Pasteur, hela 10 nobelpris inom fysiologi och medicin genom tiderna! När mötesdagen var slut fick jag och Anethe några timmar som turister och då inhandlades det macarons, vi promenerade genom stan förbi Notre Dame och Frihetsstatyn och hittade ett mysigt creperié längs kanalen i området Canale de Martin. Efter två intensiva dagar var det dags att förbereda för den tredje dagen och konferensen International researchers mobility där Anethe hade förberett en presentation om KI och forskarkarriärer.

Svenska huset och lunchcocktail

Tredje dagen och tidig uppgång för avresa med pendeltåget till Cité internationale universitaire de Paris där konferensen skulle äga rum. Ämnen som avhandlades var forskningsfinansiering, karriärer inom och utanför akademin samt internationella forskarkarriärer. Under första pausen pratade jag och Anethe non-stop med doktorander och postdocs intresserade av en forskarkarriär på KI. Vårt bord var välbesökt och materialet vi hade tog nästan helt slut. Fransoserna vet hur man charmar internationella gäster och bjöd på en lunchcocktail med tillhörande snittar och macarons, och sammanförde oss med chefen för Svenska huset på området. La Cité byggdes som ett fredsprojekt efter första världskriget och rymmer idag ett 40-tal hus med plats för sammanlagt närmare 6 000 studenter. Svenska studenthemmet tar årligen emot ett 100-tal studenter och forskare från olika länder. Chefen för svenska huset visade sig vara Åsa Ekwall, gift med Karl Ekwall som är professor och prefekt på KI. Vi hade en väldigt trevlig pratstund och fick senare en privat visning av huset som nyligen renoverats invändigt. Då framkom det också att Karl Ekwall har en gästprofessur på Pasteur. Världen är liten och nätverksmöjligheterna oändliga!

Kultur och samverkan

Anethes presentation av KI och internationell forskarmobilitet gick strålande och en del frågor kom från publiken trots att det var sen eftermiddag och många nog var lite trötta efter många presentationer. Vi stannade kvar och minglade en stund men gick sedan vidare för middag med två av talarna, en verksam i London och en i Heidelberg. Vårt besök gav oss nya kulturella erfarenheter och bekantskaper, likväl som att vi sådde ett frö tillsammans med Pasteur om ett gemensamt projekt med EU-finansiering för karriärutveckling och forskares mobilitet. Med detta sagt kan vi varmt rekommendera staff training på Pasteur och Paris är en trevlig stad att besöka trots det något kyligare vädret än beräknat, översvämning och tågstrejk!


Kerstin och Anethe, KI Karriärservice